你或許遇到過(guò)這樣的情況：上班快要遲到了，你還沒(méi)有走出家門(mén)，依然在雜亂無(wú)章的物品堆里翻找你的鑰匙或是眼鏡。此時(shí)你才發(fā)現(xiàn)，你的房間里積攢了那么多沒(méi)有用的東西，它們遮蔽了重要的物品，而你明明可以早一點(diǎn)兒丟掉它們。

    社會(huì)學(xué)家和經(jīng)濟(jì)學(xué)家肯尼士·包汀認(rèn)為，在社會(huì)系統(tǒng)中，知識(shí)比資料更重要。資料是知識(shí)的來(lái)源，而知識(shí)不僅僅是資料，它是從資料中篩選出來(lái)的。在企業(yè)中會(huì)有一些辦事機(jī)構(gòu)，它們常被稱作廢紙簍，也就是說(shuō)，它們收納了很多資料，避免這些“廢紙”干擾高層領(lǐng)導(dǎo)的決策。

    怎樣才能不把自己埋在資料堆里呢？一個(gè)簡(jiǎn)單的辦法就是預(yù)備一個(gè)大紙簍，這是你丟棄那些無(wú)用資料的絕好地方。有的人習(xí)慣把資料堆起來(lái)，日久天長(zhǎng)，越積越多，甚至像座小山，這就占據(jù)了你大量的時(shí)間和空間，甚至成為心里的一大壓力，它們對(duì)你沒(méi)有任何益處，你只是成了一個(gè)“垃圾”保管員。

    文件分類方式有很多，準(zhǔn)備一個(gè)大紙簍，也是其中之一。當(dāng)你處理文件時(shí)，你會(huì)體會(huì)到它的作用。怎樣處理好文件呢？以下幾個(gè)方面值得注意。

    （1）有些文件需要立即處理，不要耽擱。

    （2）閱讀后保存下來(lái)。在閱讀時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)哪些是你需要的，將其保存好。

    （3）進(jìn)一步閱讀時(shí)發(fā)現(xiàn)有些東西可以不用，就立即丟掉，將有用的東西保留。

    （4）準(zhǔn)備一個(gè)收納文件的地方。

    最后一項(xiàng)說(shuō)的就是廢紙簍。廢紙簍中丟掉的文件數(shù)量，標(biāo)志著你時(shí)間的利用情況。

    有的人習(xí)慣于保存很多記錄，這看似是個(gè)好的習(xí)慣，其實(shí)卻說(shuō)明了某種心理上的不安。我們不妨自問(wèn)一下：我們究竟多久才會(huì)調(diào)出這些保存的記錄，這些資料有多大必要這么保存著？如果沒(méi)有它們，就一定會(huì)出現(xiàn)什么不利的情況嗎？我們擔(dān)憂的也許根本不會(huì)出現(xiàn)，至少一旦有一天真的需要查閱這些資料，我們完全可以在其他部門(mén)或某個(gè)人的檔案中找到答案，甚至你僅僅需要打個(gè)電話就可以落實(shí)了。

    這樣做并不是說(shuō)資料就一無(wú)是處，但我們實(shí)在沒(méi)有那么多的時(shí)間和精力去記錄、匯集、整理、歸納乃至保存，這要耗費(fèi)我們很多的精力和時(shí)間。如果這樣做的話，我們會(huì)有很多東西需要整理，比如日積月累的通報(bào)、公文等。如果我們把大量甚至全部的時(shí)間都用在這上面，對(duì)工作的進(jìn)行會(huì)產(chǎn)生多大的推動(dòng)作用？

    電腦中存儲(chǔ)的文件也是如此。電腦的功能在于處理資料，但電腦中的文件無(wú)法直觀觀察，因此處理起來(lái)也比較難。你可以創(chuàng)建不同類別的文件夾，將文件逐一分類，但你首先需要考慮一下，這些文件夾是否真的有必要保留。如果你的電腦中已經(jīng)有了無(wú)數(shù)個(gè)文件夾，想要一一查看這些文件的內(nèi)容幾乎不大可能，那么，你不妨新建一個(gè)起到收納作用的文件夾，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)幾乎不用的文件時(shí)，就把它拖入收納文件夾中，半年或一年后，如果你始終沒(méi)有打開(kāi)過(guò)這些文件，那么就把它們?nèi)縿h除掉。如果有一些今后必定會(huì)用到，但是短期內(nèi)用不上的文件，那么你可以建立一個(gè)管理文件夾，把這些文件全部歸入其中，將來(lái)需要用到時(shí)可以很方便地查找。