在語言的碰撞中，我們不能保證總是與別人心平氣和地說話，縱然我們能夠保證自己，也保證不了別人總是處在一個很好的狀態(tài)里。
值得注意的是，沒必要在別人露出鋒芒的時候馬上反唇相譏，讓關(guān)系劍拔弩張。
我們每個人在說話和信息交換的過程中，都要給自己準(zhǔn)備好擋箭牌，這樣反攻有準(zhǔn)備，我們才能處理好和他人的關(guān)系。這個準(zhǔn)備就是情感上的理解和呼應(yīng)。
大部分人對我們有情緒的時候，我們能夠迅速捕捉到他們的情緒。以平靜化解還是以激動對抗激動就顯得尤為重要。據(jù)說，美國有一家汽車修理廠，他們有一條服務(wù)宗旨很有意思，叫做"先修理人，后修理車"。
什么叫"先修理人，后修理車"呢？原來，在美國，車是人們很普通的代步工具，人們也常常發(fā)生車壞了的現(xiàn)象，每當(dāng)修車不給力的時候，人們都會把修車這件事情當(dāng)做一個話題，可能會針對修車師傅進(jìn)行一番發(fā)泄。甚至有人總結(jié)，到美國，要證明和人的關(guān)系好，就一起和某個人大罵修車師傅是如何不給力，就能喚起對方內(nèi)心的好感。
那既然如此，會不會沒人愿意做修車師傅了呢？實際上也不會，修車師傅有自己的一套情緒按摩方法，他們能夠理解到，當(dāng)顧客來自己這里的時候，一定是車壞了，心情會非常不好。一個懂得人心的修車師傅會關(guān)注這個人的心情，當(dāng)表示出同情之后，修車師傅就與車主形成了"同盟"，當(dāng)后期再維修的時候，態(tài)度也是一致的，工作氛圍良好。所謂的"先修理人，后修理車"說的就是這個道理。
很多情況都是如此，很多人對一些品牌的產(chǎn)品產(chǎn)生不信任的感覺，其中一方面的原因是產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，另一方面的原因是售后服務(wù)令自己不滿意，沒有安全感。
一名顧客在一個大型超市購物，只要來此購物，他對于這里的信任度還是比較高的，當(dāng)所購買的商品出現(xiàn)問題的時候，如果能順順利利得到更換，不但不會動搖信任，還會增加對其的好感。
可是設(shè)想一下，如果大型超市對于他提出的更換要求不認(rèn)同，總服務(wù)臺的人不太禮貌地拒絕了，他的情緒就會瞬間扭轉(zhuǎn)，投訴產(chǎn)品質(zhì)量，火氣會更加粗暴。從心理學(xué)的角度來說，很多人發(fā)火，發(fā)怒的根源在于心理上有一個"求助"的機(jī)制，也就是他感覺自己不安全，需要在外部尋求這種安全。發(fā)怒只是一種不恰當(dāng)?shù)姆椒ǘ?。如果有人處于這種狀態(tài)對你發(fā)火，你不應(yīng)當(dāng)把這些表現(xiàn)當(dāng)做是對你個人的不滿，免得讓自己的情緒受感染。
要明白客戶僅僅是把你當(dāng)成了傾聽對象?？蛻舻那榫w是完全有理由的，是理應(yīng)得到極大的重視和最迅速、合理解決的。應(yīng)該讓客戶知道你非常理解他的心情，要關(guān)心他的問題："先生，對不起，讓您感到不愉快了，我非常理解您此時的感受。"無論客戶是否永遠(yuǎn)是對的，至少在客戶的世界里，他的情緒與要求是真實的，我們只有與客戶的世界同步，才有可能真正了解他的問題，找到最合適的方式與他交流，從而為成功的投訴處理奠定基礎(chǔ)。
我們有時候會在說道歉時很不舒服，似乎是害怕一說 "對不起"，自己就會馬上套牢自己，造成不必要的麻煩。實際上并不是這樣的，這就如同男女朋友交往，交往的過程中總會出現(xiàn)意見不同、看法不同的問題，很多男孩不習(xí)慣道歉，女孩就越來越生氣，后期生氣的原因完全是因為對方?jīng)]有說"對不起"。所謂"清官難斷家務(wù)事"，誰對誰錯其實難以評判，別人也沒有權(quán)利評判。最好的和解方式，就是其中一方說了"對不起"，在一些非原則性問題上息事寧人。
客戶投訴也是如此，你說了"對不起"，也并不一定表明你或公司犯了錯誤，這主要表明你對客戶不愉快經(jīng)歷的遺憾與同情。
既然大部分客戶投訴多數(shù)是發(fā)泄性的，情緒都不穩(wěn)定，一旦發(fā)生爭論，只會更加火上澆油，適得其反。要處理客戶的投訴，開始時必須耐心地傾聽客戶的抱怨，避免與其發(fā)生爭辯，先聽他講。
這種傾聽，也要有一個良好的心態(tài)打底，最好的擋箭牌不是要把責(zé)任拋得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，而是用一種迎合的情緒先給自己上一層保護(hù)色，讓聽者明白你與他不是對立的立場。
例如，有人帶著你銷售出去的產(chǎn)品怒氣沖沖地回來了，向你發(fā)火說："質(zhì)量出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題，必須要解決，不然我要到消協(xié)告你們！"你可以這樣說："如果真的是質(zhì)量出了問題，別說您生氣，我也不允許經(jīng)過我銷售的產(chǎn)品有質(zhì)量問題，如果出了質(zhì)量問題，公司不解決，我和你一起找公司尋求一個解釋。"相信這樣的話一說完，對方的情緒立即就會平靜下來。當(dāng)然，這種平息是暫時的，還要迅速采取行動體諒客戶的痛苦而不是只在話術(shù)上獲得勝利。
也就是等對方情緒穩(wěn)定了之后，實質(zhì)性地解決問題。說"遇到這樣的事，真無奈"遠(yuǎn)不如說"你看我能為你做些什么呢？"后面這句話還有一個巨大的好處就是，當(dāng)你說完后，就迫使對方從感性的情緒里抽離出來，進(jìn)入一個理性的思考狀態(tài)。大家下一步的目標(biāo)就更加一致，那就是為了解決問題而討論。
如果是因為不正當(dāng)?shù)氖褂脤?dǎo)致出現(xiàn)問題，也要很誠懇地向?qū)Ψ浇忉屒宄ｅe誤是對方犯下的，從責(zé)任角度來說，你可以擺脫糾纏，但還是應(yīng)該保持一份歉意的態(tài)度，及時地通知顧客維修產(chǎn)品，告訴顧客正確的使用方法，而不能簡單地認(rèn)為與公司無關(guān)，不予理睬，因為這樣會失去顧客。如果經(jīng)過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品確實存在問題，應(yīng)該給予賠償，盡快告訴顧客處理的結(jié)果。
在傾聽的方法上，還要掌握回應(yīng)的技巧。不但要聽他表達(dá)的內(nèi)容，還要注意他的語調(diào)與音量，這有助于你了解客戶語言背后的內(nèi)在情緒。弄懂了這種情緒，你就會明白他內(nèi)心所想，以便迅速制定出應(yīng)對方案。
還要隨時保持溝通，客戶說了他的情況之后，你聽懂了，也要讓顧客明白你懂了，可以根據(jù)自己的理解向客戶解釋一遍："您看您說的是不是這樣……"或者說："我這樣理解對嗎……"向客戶解釋他所表達(dá)的意思并請教客戶我們的理解是否正確，顯示你對他的尊重以及你真誠地想了解問題的態(tài)度。這也給客戶一個機(jī)會去重申他沒有表達(dá)清晰的地方。
做好這一切，你就會讓自己總在一個良好的狀態(tài)里。